Hoe zit het met de privacy van gegevens bij de overdracht van kinderen naar de basisschool?

De pedagogisch medewerker mag gegevens over kinderen niet zomaar naar de leerkracht van de basisschool sturen. In de wet is vastgelegd wat wel en wat niet mag. Iedereen die werkt met gegevens van personen moet zich aan de regels uit de privacywet houden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens  staat wat precies de wettelijke regels zijn. De belangrijkste privacyregels die gelden rondom de overdracht van kinderen van het kinderdagverblijf naar de basisschool staan hieronder. 

  •  In Nederland gaan kinderen vanaf de leeftijd van 4 of 5 jaar naar de basisschool. Voor een goede overgang van het kind naar de basisschool, is het fijn als relevante gegevens over het kind worden overgedragen aan de leerkracht van de basisschool. Maar dat mag alleen als de ouders, voogd of verzorgers hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.  Zorg ervoor dat u als pedagogisch medewerker weet welke gegevens de school nodig heeft. Voorkom dat u onnodige of verouderde gegevens overdraagt.
    Als de ouders, voogd of verzorgers geen toestemming hebben gegeven voor gegevensoverdracht aan de basisschool, dan moeten alle gegevens die in bezit zijn van het kinderdagverblijf worden vernietigd.
  • De pedagogisch medewerker mag de gegevens over het kind ook op papier meegeven aan de ouders, voogd of verzorgers zodat zij zelf de gegevens aan de basisschool kunnen geven. Ouders zijn dit niet verplicht, ze mogen ook weigeren om de gegevens aan de school te geven.  

Wat zijn persoonsgegevens?

  • Alle gegevens die herleidbaar zijn tot personen zijn persoonsgegevens. Dus alle gegevens die er zijn over een kind (en over zijn of haar ouders, voogd of verzorgers) zijn persoonsgegevens. Het gaat hierbij om naam- en adresgegevens, maar ook bijvoorbeeld om gegevens over de ontwikkeling van een kind.
  • Gegevens over kinderen kunnen als extra gevoelig worden aangemerkt. Zorg dat u met deze gegevens extra voorzichtig omgaat.

Wat betekent dit voor het werk in de kinderopvang?

  • Iedereen moet heel zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Organisaties moeten duidelijke afspraken hebben over hoe zij omgaan met persoonsgegevens . Ze moeten deze afspraken  ook schriftelijk vastleggen. Bijvoorbeeld hoe de gegevens bewaard worden (schriftelijk of digitaal), wie bij de gegevens kan en hoe de organisatie ervoor zorgt dat niet iedereen zomaar toegang heeft. Alleen mensen die dat voor hun werk nodig hebben, mogen de opgeslagen persoonsgegevens  inzien.
  • De personen van wie de gegevens zijn, mogen altijd hun eigen gegevens inzien. Zij mogen de organisatie vragen wat er precies is vastgelegd. Daar hoeven ze geen reden voor op te geven.
  • Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is. Belangrijk is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn vastgelegd. Als de gegevens niet meer nodig zijn, moeten ze worden vernietigd.